Organizar eventos especiales puede convertirse en un auténtico desafío, especialmente si es la primera vez. Sin embargo, también es un reto emocionante y el resultado merece mucho la pena.
Para ayudarte en tu tarea hemos elaborado esta breve guía donde aprenderás cómo organizar eventos especiales en 6 sencillos pasos. Además, descubrirás los mejores trucos para conseguir que la celebración sea todo un éxito.
¿Comenzamos?
1. Determina el propósito, el público y objetivos del evento
¿Por qué estás organizando este evento especial, a quién está dirigido y qué esperas lograr? Tener claro tanto el tipo de evento como el público al que está destinado y los objetivos a cumplir antes de sentarse a planificar es la clave para asegurarse de que la organización sea todo un éxito.
Por ejemplo, es muy diferente organizar una boda a la que asistirán familiares y amigos con la intención de disfrutar que planificar una cata, una feria comercial o el lanzamiento de un nuevo producto destinado a clientes potenciales o proveedores. Mientras que el primero es un tipo de evento familiar, los otros dos casos se tratan de eventos corporativos con objetivos comerciales.
El formato del evento dependerá de las respuestas a la pregunta con la que hemos iniciado este apartado. Intenta salir de las ideas más tradicionales en la medida de lo posible y considera organizar eventos al aire libre o propuestas como el finger food o el showcooking, por ejemplo, para garantizar una buena experiencia a los asistentes.
2. Construye un equipo que te acompañe
Si vas a planificar el evento por tu cuenta, puedes omitir este paso. Sin embargo, si tienes la posibilidad de organizar ese evento especial con apoyo, hazlo, sobre todo si vas a planificar un evento corporativo.
Contar con un equipo comprometido y compartir la carga de trabajo permitirá abordar todos los detalles de la planificación con mayor eficacia, algo que inevitablemente influirá en que el acto salga perfecto.
El equipo no tiene por qué ser grande, lo que sí es fundamental es designar a una persona que reparta tareas, dirija y supervise. Una persona podría ocuparse de todo lo relacionado con la gestión de lugar de celebración, otra persona puede ocuparse del catering y otra de la promoción del evento, en caso de ser una celebración con fines comerciales.
Estos son algunos ejemplos de los roles que pueden adquirir los miembros del equipo. Si no cuentas con él, tú tendrás que ocuparte de todo ello o contratar un servicio externo de organización y planificación de eventos como el que ofrecemos a nuestros clientes en Fuentearcos.
3. Establece un presupuesto para el evento
La realidad es que fijar un presupuesto no es la parte más emocionante a la hora de organizar un evento, pero sí es una de las más importantes. Sin un presupuesto, es fácil gastar de más y, quizá, destinar menos fondos de los necesarios a gestiones indispensables cuya falta desmerecería el evento.
Existen diferentes formas de elaborar un presupuesto. Nuestro consejo es que, en primer lugar, analices la cantidad de dinero de la que dispones para organizar el acto. Puede proceder de fondos propios personales o del negocio, si es un evento empresarial.
También puedes sondear la posibilidad de acceder a capital de patrocinadores en caso de eventos corporativos. Explora aquellos que pueden beneficiarse del evento de alguna manera. Tal vez patrocinadores que se dirigen a un público similar al tuyo o empresas con servicios complementarios al que tú ofreces.
Una vez que tengas claro cuánto dinero puedes destinar al evento, comienza a detallar todos los costes que habrá que asumir incluidas las tarifas de alquiler del sitio de celebración hasta los costes de catering, decoración, marketing o entretenimiento (música en directo, DJs…).
4. Elige la fecha y lugar ideal para el evento
Escoger el lugar adecuado puede determinar el éxito o el fracaso del evento. Así de sencillo. Un local que no cumpla con las expectativas tanto del anfitrión como de los invitados, puede tirar por tierra todos los esfuerzos de planificación. Así que presta atención a este paso porque es crucial.
Antes de escoger un restaurante, local de fiesta o finca para eventos, fija un día en el calendario para la celebración. Evita escoger días que coincidan con festividades nacionales o religiosas, así como los periodos vacacionales para asegurar la máxima asistencia.
Si vas a contar con ponentes o participantes concretos en el evento, también deberás hablar con ellos para verificar que la fecha propuesta cuadra con sus agendas. Y, por último, asegúrate de que cuentas con el tiempo suficiente para organizar el evento. Nuestro consejo es que contemples un mínimo de entre tres y seis meses de margen.
Con la fecha clara, comienza a buscar sitios potenciales para celebrar el evento. Valora aspectos como el tamaño, la ubicación o la accesibilidad. Y, por supuesto, revisa reseñas y testimonios para cerciorarte de que ese espacio está respaldado por una gestión profesional.
5. Crea un plan
Con el presupuesto, la fecha y el lugar claros, es el momento de desarrollar un plan por escrito que sirva como hoja de ruta para ir dando forma al evento. Catering, ponentes, participantes, colaboradores, logística, promoción o propuestas de entretenimiento son algunos de los elementos que no deben faltar en esta planificación.
Del mismo modo, este plan debe contar con un cronograma o calendario detallado para asegurarte de que todos los aspectos clave se están llevando a cabo y que nada se pasa por alto. Además, si cuentas con ayuda, este documento facilitará la coordinación entre el equipo.
6. Da a conocer el evento
Dar a conocer el evento es el último paso para asegurarte de que ese evento especial resulte un éxito. Para ello, puedes utilizar todos los medios a tu alcance, desde materiales impresos hasta comunicaciones digitales en redes sociales o difusión por correo electrónico, sin olvidar los medios tradicionales como prensa, radio o televisión.
Recuerda contar con fotógrafos profesionales para inmortalizar la celebración. Todo este material puedes emplearlo más adelante si decides organizar una nueva edición del evento o, simplemente, quieres contar al mundo lo bien que resultó el acto a través de tu blog, redes sociales o newsletter.
Si sigues este plan, cuando llegue el día del evento, todo estará listo y solo tendrás que ocuparte de disfrutarlo al máximo. ¿Necesitas ayuda? Contacta con nosotros y te ayudaremos a que ese evento especial brille con luz propia.
