Hay una frase célebre que reza así: “busca los momentos buenos, que los malos llegan solos”. Y, ¿qué mejor momento que una fiesta familiar? ¿Verdad? La vida está para celebrarla y cualquier excusa es buena para reunirse con los que más quieres.
Una boda, un bautizo, una comunión, un aniversario, una jubilación o una graduación son acontecimientos que se celebran junto a familia y amigos. Si se acerca una fecha especial para ti y los tuyos y te interesa averiguar cómo planificar un evento familiar perfecto, quédate por aquí.
Los eventos en familia son nuestra especialidad y sabemos cómo dar en el clavo para que sea todo un éxito. Toma nota de este paso a paso y te aseguramos que triunfarás.
¿Buscas una finca para eventos cerca de Madrid? Descubre Fuentearcos, con espacios al aire libre para disfrutar de una jornada inolvidable. Además, si lo necesitas te echamos un cable con la organización.
¡Venga! Veamos a dar vida al evento familiar que estás deseando.
Cómo planificar un evento familiar en 8 pasos
- Ten claro el propósito y el tipo de evento.
- Fija un presupuesto.
- Determina la fecha y el lugar.
- Haz la lista de invitados.
- Elige el menú.
- Organiza las actividades de ocio.
- Selecciona la decoración.
- Disfruta.
Paso 1: Ten claro el propósito y el tipo de evento
Lo primero es tener claro qué vas a celebrar porque no es lo mismo organizar unas bodas de plata que un cumpleaños o una reunión familiar, ¿cierto? Cada evento tiene sus propias características.
Cuando tengas este punto definido, te resultará más sencillo elegir un tema para el evento, algo que influirá en la decoración, el menú, las actividades y la vestimenta de los invitados.
También debes decidir quiénes asistirán (niños, adultos…) para adaptar el evento a las edades y los gustos de los invitados.
Paso 2: Fija un presupuesto
Un aspecto importante en la planificación de eventos familiares es establecer un presupuesto realista. Así tendrás la tranquilidad de saber que puedes asumirlo y evitarás gastos innecesarios que puedan amargarte la ocasión.
Te aconsejamos clasificar los diferentes tipos de gastos derivados de la fiesta. Los más relevantes son:
- Lugar: Alquiler del espacio, decoración, mobiliario, entre otros.
- Comida y bebida: Catering, bebida o repostería, por ejemplo.
- Actividades: Todo lo relacionado con el entretenimiento (música en directo, DJ, actividades para niños…).
- Invitaciones: Impresión, envío o plataformas digitales.
- Regalos: Obsequios para los invitados o los protagonistas del evento.
- Decoración: Globos, flores, manteles, y cualquier otro elemento decorativo.
- Fotografía y video: Para capturar los momentos especiales.
- Imprevistos: Siempre es bueno reservar un porcentaje extra para cubrir gastos inesperados.
Identifica cuáles son los elementos más importantes para ti y tu familia para asignar más o menos presupuesto. Por ejemplo, plantéate: ¿es prioritario tener un lugar amplio y cómodo donde celebrar el evento o prefieres música en directo para la fiesta?
Si quieres economizar, puedes optar por comida casera, decoración DIY, actividades lúdicas de bajo coste o, por qué no, compartir gastos con otros familiares.
Paso 3: Determina la fecha y el lugar
Una vez que hayas establecido el propósito, tema y presupuesto del evento, es hora de elegir la fecha y el sitio adecuados. Asegúrate de que el día designado cuadre con la agenda de los invitados clave y que no coincida con otras festividades o eventos señalados.
En cuanto a la ubicación, si cuentas con un jardín amplio o un espacio en tu hogar, podrías optar por un evento en casa. Sin embargo, si prefieres un sitio especial o no cuentas con suficiente espacio, considera optar por un salón o una finca de eventos con zonas interiores y exteriores, dependiendo de la temporada y el clima.
Recuerda que el espacio que escojas debe ser accesible para todos los invitados y contar con los servicios adecuados para albergar a la cantidad de personas que asistirán.
Paso 4: Haz la lista de invitados
Decide a quién vas a invitar al evento. ¿Quizá busques planificar un evento familiar íntimo al que solo asistan familiares cercanos? ¿O quieres apostar por un evento grande con seres queridos, amigos y conocidos?
Una vez lo tengas claro, no olvides enviar las invitaciones (puede ser de forma física o digital utilizando herramientas como, por ejemplo, los grupos de difusión de WhatsApp o a través de un grupo en Telegram.
Aprovecha para pedir confirmación de asistencia y para preguntar sobre alergias o restricciones alimentarias. Así evitarás problemas durante la fiesta.
Paso 5: Elige el menú
Otro de los pasos clave en la organización de fiestas familiares es planificar el menú y el presupuesto fijado es uno de los factores que van a determinar tu elección. También deberías tener en cuenta los gustos de tus invitados para contemplar diferentes opciones de comida y bebida.
¿Has elegido una temática para tu fiesta? Pues esto puede quedar reflejado a través de los platos y las bebidas que ofrezcas. Por ejemplo, si has planificado un evento tipo lunch, el menú puede ser más ligero. Algo que funciona muy bien en este tipo de fiestas son los corners o el finger food, alternativas más distendidas y relajadas para conversar con la familia.
Si has elegido un restaurante o una finca, déjate asesorar por los profesionales que trabajan allí. Están acostumbrados a atender este tipo de eventos y pueden darte buenas ideas.
Paso 6: Organiza las actividades de ocio
Si algo se espera de un evento familiar es pasarlo bien, así que cuando te dispongas a planificar la fiesta, no te olvides del entretenimiento. Al planificar las actividades, ten presente la edad y los intereses de los asistentes. Lo esencial es que sean divertidas y fomenten la interacción entre los miembros de la familia.
¿Algunas ideas para amenizar la celebración? La música en directo o un DJ son opciones favoritas, aunque conllevan un coste más elevado. En su lugar, puedes preparar una playlist y que se reproduzca durante el baile.
Los juegos y las actividades no pueden faltar. Si hay niños, los juegos al aire libre, las manualidades, los cuentacuentos o los animadores infantiles, son opciones interesantes. Para los adultos puedes organizar concursos, yincanas, karaokes, talleres creativos, escape room, bailes o catas de bebidas.
Paso 7: Selecciona la decoración
Utiliza la temática seleccionada como guía para elegir los colores, las flores, la iluminación y los detalles decorativos. Puedes utilizar flores y plantas para dar un toque natural al evento. La iluminación te ayudará a crear un ambiente acogedor.
Y pon el broche de oro incluyendo detalles personalizados como carteles de bienvenida o pequeños obsequios con el nombre de cada asistente. Este tipo de gestos son los que sacan una sonrisa a tus familiares y eso nunca se olvida. Créenos.
Como dijo la escritora Maya Angelou, “la gente olvidará lo que dijiste, olvidará lo que hiciste, pero nunca olvidará cómo la hiciste sentir”.
Paso 8: Asegúrate de disfrutar
Nunca olvides que el objetivo de la celebración es… disfrutar. Si has seguido cada uno de estos pasos, la planificación del evento familiar estará bajo control. Más aún si has podido delegar parte de la organización en otros familiares o en los responsables del propio espacio donde se celebra la fiesta, algo que te aconsejamos.
Piensa que la planificación de eventos familiares puede llegar a sobrepasarte si no compartes la carga. Así que no temas involucrar a otros para garantizar el éxito de la celebración.
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