Cómo organizar un evento empresarial

Los negocios continúan apostando por los eventos empresariales como una herramienta de Marketing y Publicidad esencial para darse a conocer, establecer nuevas relaciones dentro del mercado y potenciar su crecimiento.

Así lo puso de manifiesto el último estudio de mercado elaborado por Grupo Eventoplus en 2018, que reveló que las empresas iban a aumentar en casi un 4 % los presupuestos destinados a organizar eventos.

Y, aunque es cierto que la crisis originada por el coronavirus ha supuesto un revés importante, los negocios han continuado desarrollando este tipo de eventos post Covid-19 adaptándose a las nuevas circunstancias y normativas impuestas desde las instituciones públicas (aforos limitados, espacios al aire libre, retransmisiones por streaming…).

A través de este tipo de actividades las empresas persiguen diferentes objetivos entre los que destacan promocionar productos o servicios, fidelizar clientes, atraer a futuros inversores, crear marca, formar a sus empleados, motivar al personal, fomentar el trabajo en equipo y el espíritu empresarial.

Si gestionas un negocio y necesitas organizar un evento empresarial, en este artículo te contamos los pasos que debes seguir para que sea todo un éxito. Tras más de una década como organizador de eventos en nuestra finca de Madrid, sabemos lo que funciona y lo que no. Vamos a verlo.

Pasos a seguir para organizar eventos corporativos

La antelación es el secreto del éxito de un evento corporativo. Por lo tanto, lo primero que debes hacer antes de poner en marcha el evento es definir tu objetivo. ¿Qué pretendes conseguir y qué tipo de evento cubre esa finalidad? No es lo mismo gestionar una entrega de premios, que una feria comercial o una convención.

Asimismo, debes preguntarte el tipo de público al que está destinado (clientes, socios, empleados…) para preparar un contexto adecuado para ellos, así como desarrollar técnicas de Marketing para interesar a los invitados a la reunión. El público que se espera que asista al evento también es otro aspecto a tener en cuenta para elegir la ubicación perfecta.

Veamos en detalle los pasos para organizar tu evento empresarial.

#1 Establecer el presupuesto

Un evento empresarial tiene que contentar a todo el mundo, así que la inversión económica es muy importante. Definir un presupuesto claro y cerrado puede evitar contratiempos. Un consejo es que se recurra a posibles patrocinadores del proyecto y así reducir costes.

La calidad del evento es muy importante, por lo que, si el presupuesto se nos va de las manos, lo ideal sería tirar de ingenio y reconducir el acontecimiento empresarial con una bajada en el presupuesto con ideas originales más económicas, pero igual de positivas.

#2 Desarrollar un plan de acción

Hay que establecer una planificación eficaz y exhaustiva del evento. ¿Cuál es el número de personas que asistirán? ¿Dónde se celebrará? ¿Tendrá lugar en recinto cerrado o abierto? ¿Contamos con proveedores? Se trata de tener claro el número de asistentes y realizar un listado con prioridad de acciones en el que tenga presencia el horario y las actividades.

La tendencia de los empresarios en este tipo de encuentros la encontramos en el hecho de que lo minimalista gusta mucho más, con la finalidad crear un clima con los participantes más íntimo, cercano y de confianza.

Recuerda que, si el objetivo de tu evento es vender, la confianza es la clave para lograrlo. También es importante jugar con la novedad, la expectación y el factor sorpresa para asegurarte de que los asistentes vivirán una experiencia inolvidable.

#3 Dar difusión del evento

Un evento debe difundirse, ya que corres el riesgo de que no te conozcan. Podrías destinar un 10 % del presupuesto total a esta labor, puesto que un evento cuenta con doble vida, es decir, el éxito de la exposición y la repercusión posterior que influye en el desarrollo del producto, servicio o relación empresarial presentada.

Existen agencias de Comunicación y de Publicidad especialistas en redactar notas de prensa, anuncios audiovisuales e incluso marcas corporativas de otras empresas que enlazan tus intereses con los suyos. También se podría apostar por influencers para que le den visibilidad al proyecto.

Y, por supuesto, necesitas dar a conocer tu evento en las Redes Sociales. Internet resulta imprescindible en un mercado globalizado y altamente competitivo en el que los hábitos de navegación de los clientes llevan a las empresas a apostar por la digitalización.

#4 Puesta a punto y evaluación

Una vez que tienes toda la maquinaria lista para empezar, reúne al equipo que va a ayudar a organizar las actividades y planea cómo enfocar los posibles contratiempos que pueda haber. Además, se les indicará todo lo que tienen que hacer y a quién acudir en caso de duda. El supervisor del evento estará presente en todo momento para comprobar el trabajo del equipo, la calidad de lo que se ofrece y la satisfacción de los invitados.

Cuando la actividad finalice, una evaluación de la misma es útil para analizar los aciertos y aprender de los errores. Es el momento perfecto para valorar si se han conseguido los objetivos que se perseguían con el evento, estudiar si ha sido rentable o no y considerar si resulta de interés repetir la actividad en el futuro.

Como ves, organizar un evento empresarial no es una tarea sencilla. Requiere dedicación y experiencia si quieres triunfar.

Si necesitas ayuda, te ofrecemos nuestro servicio de organización y planificación de eventos corporativos. Nos adaptamos a tus necesidades y te ofrecemos un espacio único con espacios interiores y exteriores a tan solo 10 kilómetros de Madrid. Llámanos, cuéntanos qué evento quiere crear y te ayudaremos a hacerlo realidad.